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公文、报告、试卷等文字材料中如何规范使用序号标点、汉语拼音  

2014-06-13 09:28:36|  分类: 培训资料 |  标签: |举报 |字号 订阅

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一、公文发文号的正确使用

公文发文号中,年份外的括号应用中括号“ 〔  〕 ”,而不用小括号“(   )”或方括号“[    ]”。

如:豫教办(2004)5号     (错误)

豫教办[2004]5号          (错误)

豫教办〔2004〕5号           (正确)

二、文字材料中序号标点的正确使用

正文中的结构层次序数是:第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。要注意不要把“1.”的小圆点写了顿号。在正文层次不多的情况下,第一层用“一、”,第二层可用“1.”,但不能“(1)”。

1.“第一”、“第二”,“首先”、“其次”等后面应用逗号(“,”)。

2.“一”、“二”、“三”等后面应用顿号(“、”)。

3.“1”、“2”、“3”和“A”、“B”、“C”等后面应用齐线墨点(“.”),而不该用顿号(“、”)或其它。

4.序号如加括号,如(1)(2)(3)等后面不加标点符号。

三、年份的正确用字

年份如用“二○○四年四月”的方式表述,则中间的“○”不能写成阿拉伯数字“0”或英语全角字符“O”。

 

应当写明年月日,不能简写,成文日期在正文之下一般空4行、右空4个字、用3号仿宋体字排印。

四、标题

国家标准规定:公文标题用2号小标宋体字,置于红色反线下空2行,可分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。

五、正文

行政机关用国际标准A4纸,正文用3号仿宋体字,每页排22行,每行排28个字。要求双面印刷,页码套正,两面误差不得超过2mm。页码用4号半角白体标注,双页码居左空1空,空白页不标注页码。

正文的排印只能用宋、黑、楷、仿宋4种字体,均用3号字印制。只有一级小标题的,小标题用黑体字排印;有两级小标题的,第一级用黑体字排印,第二级用楷体字排印;有多级小标题的,第一级用小标宋体排印,第二级用黑体字排印,第三级用楷体字排印,第四级用仿宋体字排印。

法规性公文的编、章、节的序号及标题居中排印,占两行;非法规性公文的小标题的第一行与正文的每一个自然段的第一行左边空两个字排印,行距相同。独立成段的小标题,末尾无标点符号;小标题之后接着排印正文的,末尾有句号。

 

六、汉语拼音注音的正确使用

1.大小写:句子的首字母大写;诗行的首字母大写;专有名词每个词首字母大写;标题可以全部大写。

2.分连写:词内连写,词间分写。

七、数字及标点符号方面存在的问题

 1. 数字。《办法》规定,公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。但使用过程中有应使用阿拉伯数字却用汉字、数字写法不规范等现象存在。

    数字精确到某一单位的个位数时,其小数点后数字的省略表述“余”字应置于单位词之后。另外,同一份文件里对同事项的阿拉伯数字保留小数位应统一。

数字、年份不能回行。

 2. 标点符号。 国家标准中关于标点符号用法和出版物上数字用法规定:句子内部并列词语之间用顿号;两个数字并列连用表示概数,数字之间不得用顿号。

    有些文件在对有关部委所属二、三级单位进行审计的表述中,将其写作“二三级单位”,“二三”之间缺少顿号,使得两个预算级次与概数的概念相混淆;“二、三十个”,属于相邻的两个数字并列连用表示概数,中间不应用顿号隔开。

    如使用书名号,其内应写全称。例如:《会计法》,如用书名号就写全称《中华人民共和国会计法》,如用“会计法”,则不应加书名号。

波折号长度应为两个汉字宽度,但是有的文件里只有一个汉字的宽度,容易与“一”字混淆。

3.正确区分连接号和破折号

(1)凡文中使用连接号的应使用“~”,而不使用“——”或者“—”。

如:2004年3月~5月中的“~”,不用“——”或“—”。

(2)凡文中使用破折号的应使用占两个空格的“——”而不用“~”或只占一个空格的“—”。

如:再接再厉,推进语言文字规范化工作——2004年语言文字工作总结。

八、印刷、装订

    国家标准规定,公文双面印刷,页码套正,左侧装订,不掉页。页码用4号半角阿拉伯数码标识,置于版心下边缘之下一行,数码左右各放一条4号一字线,一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字,双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。一份文件应统一顺次编排页码。

 

                                 

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